مدیریت مالی

 

شرح کلی سیستم :

ارائه راهکارهایی در جهت افزایش بهره وری سیستم و تطابق بیشتر با تولید اسناد در جهت ارتباط هرچه بهتر با سیستم مالی سازمان

کاربران، نیازها و امکانات،:

1-   مدیر مالی سازمان:

·        مشاهده گزارشات وضعیت مالی کشور، منطقه، شهر، مدرسه

·        تعریف سرفصل های مالی تا سطح معیین1

·        تعریف مسؤل حسابداری هر منطقه

·         امکان تهیه گزارشات مورد نظر سازمان با توجه به فرم های استاندارد(دریافت شده توسط جناب آقای تاج)

·         

2-   مدیر مالی منطقه

·        مشاهده گزارشات وضعیت مالی منطقه، شهر، مدرسه

·        تعریف مدیران مالی هر شهر

 

شرح کلی سیستم : ارائه راهکارهایی در جهت افزایش بهره وری سیستم و تطابق بیشتر با تولید اسناد در جهت ارتباط هرچه بهتر با سیستم مالی سازمان

کاربران، نیازها و امکانات،: 1-     مدیر مالی سازمان: ·         مشاهده گزارشات وضعیت مالی کشور، منطقه، شهر، مدرسه ·         تعریف سرفصل های مالی تا سطح معیین1 ·         تعریف مسؤل حسابداری هر منطقه ·         امکان تهیه گزارشات مورد نظر سازمان با توجه به فرم های استاندارد(دریافت شده توسط جناب آقای تاج) ·           2-     مدیر مالی منطقه ·         مشاهده گزارشات وضعیت مالی منطقه، شهر، مدرسه ·         تعریف مدیران مالی هر شهر 3-     مدیر مالی مرکز ·         مشاهده گزارشات مالی مدارس شهر ·         تعریف حسابدار مدارس و وظایفشان ·         تعریف سرفصل های مالی تا سطح تفصیلی(درواقع این قسمت برای ایجاد سند می باشد لذا مدیر مالی باید دقت نماید که کد تفصیلی که در پرتال ثبت می نماید با کد تفصیلی که در سیستم مالی مدارس"اکانت" دارد یکسان باشد.) ·         تعریف موارد بستانکاری و بدهکاری شهریه مدرسه(شامل تمامی مواردی که میتوان در مدرسه مورد نظر اعمال نموید مثل: شهریه، تخفیف، برگشت شهریه و ... با مشخص کردن ماهیت نوع و اولویت) ·         شروع سال مالی و بستن سال مالی ·         نظارت بر روند کاری حسابدار مدارس ·         ارائه درآمد مدارس 4-     حسابدار مدرسه ·         مشاهده گزارشات مالی مدارس تحت اختیار ·         انجام وظایف محوله از مدیر مالی مرکز مثل: ثبت دریافتی ها مرکز، ثبت بدهکاری و بستانکاری دانش آموزان ·         تعریف پیامهای مدیریتی خاص برای دانش آموزان بدهکار(بطور مثال پیام در خصوص زمان سررسید چک) ·         مدیریت اسناد مالی(ایجاد، لغو) ·         ارائه درآمد مدرسه ·         امکان لغو خودکار فعالیتهای آموزشی در سیستم، از طریق سیستم مالی برای دانش آموزانی که بیش از حد مجاز بدهکاری دارند(این امکان باید توسط مدیر باشد که چه گزینه هایی فعال و یا غیر فعال باشند در محدوده های مالی مختلف) ·         صدور صورت وضعیت دانش آموز برای ارائه به ادارات و سازمان دولتی و غیر دولتی مثل اداره بهزیستی ·         امکان قفل شدن اطلاعات مالی یک دانش آموز(جلوگیری از ثبت و حذف و اضافه شدن اطلاعات) ·         رسید دریافت چک در ساختار استاندارد . ·         امکان قرار گرفتن مبلغ پیش پرداخت دانش آموز در موارد مالی ثابت براساس اولویت با امکان ویرایش (قرار دادن مبلغ برای موارد متغیر و یا تغییر مبلغ در موارد ثابت)توسط اپراتور ·           5-     مدیر پرتال مدرسه ·         مشاهده گزارشات مالی مدرسه ·         ارائه درآمد مدرسه ·         صدور صورت وضعیت دانش آموز برای ارائه به ادارات و سازمان دولتی و غیر دولتی مثل اداره بهزیستی ·           6-     ولی دانش آموز ·         مشاهده گزارش مالی دانش آموز ·         واریز و ثبت اقساط مالی 7-      دانش آموز ·         مشاهده گزارش مالی خودش

سایر گزینه ها که باید در بخش های مختلف بررسی شوند 1-      گزارشات مالی موجود بصورت فردی، کلاسی، پایه و مقطع نمایش داده می شوند. 2-      دریافت تایید اپراتور قبل از حذف موارد مالی مورد نظر 3-      امکان ثبت شماره فیش تکراری با دادن پیغام مناسب به مدیر 4-      نمایش سال مالی در تمامی صفحات مربوط به سیستم مالی مدارس 5-      بررسی خودکار مبالغ وارده یا تغییر یافته  جهت جلوگیری از ورود مبلغ بیش از حد 6-      امکان ثبت موارد بدهکاری و بستانکاری دانش آموز براساس نوع مورد مالی که توسط مدیر مالی تعیین شده است. 7-      امکان تعیین اسناد در جریان وصول،بازگشتی و یا وصول شده، مسترد شده 8-      امکان مشاهده وضعیت بستانکار/بدهکار بودن دانش اموز در یک نگاه 9-      امکان مشخص بودن  وضعیت دانش آموز با رنگبندی های تعریف شده از جهت تسویه حساب، بستانکار بودن،بدهکار بودن،قفل بودن دانش اموز در زمان مشاهده لیست. 10-   عدم حذف اطلاعات دانش اموز در صورت حذف اطلاعات آموزشی 11-   امکان ثبت کامل فعالیت های کاربر جهت تهیه گزارشات پیگیری 12-   بررسی درستی عملیات  ثبت دریافتی های دانش آموز 13-   امکان انتخاب فرم و نوع گزارش بصورت مجتمع در یک صفحه -         گزارش بدهکاران،بستانکاران،افراد تسویه شده،وضعیت اسناد دریافتنی ، خلاصه وضعیت،تفصیلی، و تمامی گزاراشات موجود در سیستم

ضمیمه(فرمهای جدید): گام 1: -          تعریف سال مالی و بستن سال مالی قبل -          در این قسمت باید لیست تمامی کدهای تفصیلی مورد استفاده در پرتال که در سیستم اکانت نیز ثبت شده است وارد شود. لازم به ذکر است که این کدها باید با کدهای ثبت شده در اکانت یکی باشد تا سندهای صادر شده به درستی وارد سیستم اکانت شود. گام 2: تعریف موارد مالی مدرسه: عنوان ماهیت نوع مبلغ کد تفصیلی اولویت ثبت × عنوان مورد مالی(شهریه،...) انتخاب ماهیت(بدهکار، بستانکار، بی اثر) انتخاب نوع(ثابت، متغییر) -- انتخاب کد تفصیلی × ... ... ... ... ... ... + اضافه کردن مورد جدید ... ... ... ... ... -          امکان ثبت تمامی موارد مالی مثل شهریه، تخفیفات، برگشت شهریه، بدهی سال قبل و ... با مشکخص کردن ماهیت مورد و نحوه دریافت از دانش آموزان(ثابت برای همه دانش آموزان، متغییر برای دانش آموزان)، ثبت مبلغ برای موارد ثابت و همچنین اولویت نشستن دریافتی های دانش آموز -          باید توجه داشت که گام 1 و 2 در اول سال مالی توسط مدیر مالی حوزه انجام می گیرد. -          بستن سال مالی نیز توسط مدیر مالی حوزه انجام می گیرد که در زمان بستن سال مالی لیست تمامی دانش آموزان بدهکار و بستانکار نمایش داده می شود و در صورت تایید مدیر مالی حوزه سال مالی بسته می شود. -          برای پیش دریافت ها نیازی به تعریف کد تفصیلی جدا برای هر دانش آموز نیست فقط کافیست یک کد تفصیلی تعریف شود چون در سیستم پرتال اسناد مالی برای تک تک دانش آموزان بصورت مجزا ثبت می شود. -          گزینه ای برای انتقال پیش دریافت ها به حساب شهریه اضافه شود به گونه ای که بر اساس اولویت مشخص شده پیش دریافتها در ردیف های خود بنشیند و لیست مواردی که بیش از شهریه پیش دریافت داشته اند نمایش داده شود. گام 3: ثبت در پرونده مالی داش آموز  سال مالی: 93-1392 انتخاب پایه: جستجو: عکس دانش آموز نام و نام خانوادگی: محسن فتح آبادی نام پدر: وضعیت: بدهکار فعال نام دانش آموز وضعیت محسن فتح آبادی بدهکار ❶ثبت بدهی های دانش آموز ❷ثبت بستانکاری های دانش آموز ❸ثبت مدارک دریافتی ❹گزارشات رضا حسنی سررسید چک محمود صحرایی تسویه ❶ عنوان مبلغ × شهریه ثابت 47000 × سایر درآمدها 10000 × مصوب فوق برنامه 12000 + اضافه کردن مورد جدید ... مبلغ کل: ❷ عنوان مبلغ × تخفیف(سمائی) 500000 × برگشت شهریه 12000 + اضافه کردن مورد جدید ... مبلغ کل: ❸ دریافت تمامی اسناد دریافتی شامل: چک، سفته، فیش و ... ❹ مشاهده گزارش وضعیت مالی دانش آموز انتخابی محسن حسنی بستانکار ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... -          در فرم فوق سمت راست لیست دانش آموزان پایه ی انتخاب مدرسه نمایش داده می شود و امکان جستجوی دانش آموز نیر وجود دارد در این لیست می توان در یک نگاه وضعیت دانش آموزان را مشاهده نمود. -          با کلیک بر روی اسم دانش آموز چهار گزینه فعال می شود که کاربر بسته به مورد مد نظر یکی را انتخاب نموده و اطلاعات مربوط به ان قسمت را تکمیل می نمایید. -          امکان برگشت شهریه و تخفیف از موارد مالی مختلف باشد با ذکر توضیحات لازم. -          بخش جستجوی پیشرفته نیز به قسمت گزارشات اضافه شود. -          اختصاص شماره شناسایی چک -          پیامهای مدیریتی این قسمت شامل: ·         تکراری بودن شماره چک و یا فیش ·         ثبت مبلغ مازاد از شهریه دانش آموز ·         نمایش وضعیت دانش آموز از نظر تحصیلی(ایا دانش آموز هم اکنون نیز در مدرسه تحصیل می کند.) ·         نمایش وضعیت دانش آموز از نظر حسابداری